ERP系统单据大全，常见类型有哪些？

凤凡·2025-07-11 17:11:19阅读10分钟已读49次

ERP系统中的单据类型丰富多样，主要包括1、采购类单据；2、销售类单据；3、库存类单据；4、财务类单据；5、生产制造类单据；6、人力资源类单据等。它们分别对应企业在采购、销售、库存管理、财务核算等各个业务环节的数据流转和业务控制。其中，采购类单据如“采购订单”，在ERP系统中起着至关重要的作用。它不仅规范了采购流程，还实现了供应商管理与成本控制的自动化。例如，通过简道云ERP系统，企业可以实时追踪采购进展，有效避免重复下单或漏采，提升整个供应链的反应速度和准确性。这些标准化的ERP业务单据为企业建立起高效的数据采集和流程管控体系，为进一步的信息化管理打下坚实基础。

《ERP系统单据大全，常见类型有哪些？》

一、ERP系统中常见的单据类型及其作用

ERP（Enterprise Resource Planning）系统是企业信息化的重要支撑平台，其核心功能之一就是实现各项业务活动的标准化与数据化，而这正是通过各种类型的“单据”来完成的。常见ERP系统如简道云ERP（官网地址 ）广泛支持以下几大类主要业务单据：

单据类别典型代表主要用途采购类采购申请单、采购订单、到货单管理物资采购需求与执行销售类销售报价单、销售订单、发货单跟踪客户需求与销售履约库存/仓储类入库单、出库单、调拨单实现物资收发存及仓库调拨操作财务结算类付款申请单、收款通知单控制资金流动，实现对账结算生产制造类生产工艺卡片、领料/退料/完工入库管理生产任务与材料消耗人力资源/行政请假申请表、人事变更审批表支持人事管理与行政办公流程

每种类别下又细分出多个具体业务场景所需的标准或自定义表格。以“采购订单”为例，它不仅记录了供应商信息及商品明细，还会关联到合同审核和付款审批，实现全流程闭环。

二、各类型核心业务单据详解及数据流关系

企业实际运营中，不同类型的业务活动会产生不同属性的数据记录，这些都以特定格式被封装为“电子或纸质” ERP 单据。以下将详细梳理主要类别及其典型数据流转关系：

1. 采购管理相关：

采购申请 → 审批 → 生成采购订单 → 到货验收 → 入库

对应表格示例：

单据名称启动角色内容要素后续动作采购申请部门员工品名数量用量预算说明流转到领导审批审批意见记录部门主管审批结果备注若同意则生成订单采购订单采购专员品名型号价格交期供应商信息下发给供应商并跟踪

2. 销售管理相关：

客户询价 → 销售报价 → 客户确认 → 销售合同（或订单）→ 发货通知 → 出库

对应表格示例：

+---------+--------+--------------+------------------+

｜ 单 据 名｜ 发起部门｜ 包含要素 ｜ 后续关联 ｜

+---------+--------+--------------+------------------+

｜ 报价申请｜ 客户经理｜ 商品明细价格 ｜ 转换为正式销售订单｜

｜ 销售合同｜ 大区经理｜ 双方条款签字 ｜ 合同履约跟进 ｜

- **3. 库存物流相关：**- 入库通知（由外部到货或内部生产触发）→ 验收入库 → 库存台账变动- 出库需求（由销售或生产领用触发）→ 出库开票 → 库存扣减

- **4. 财务结算相关：**- 收款通知（关联销售回款）→ 收款登记- 支付指令（关联付款计划）→ 银行对账

- **5. 制造业扩展模块：**- 工序流转卡片- 材料领退料记录- 完工入库/产成品验收报告

这些数据通过严密的数据流转逻辑实现互相校验，有助于防止舞弊和人为失误，提高整体数据准确性。

## **三、不同行业对ERP系统常用核心业务凭证的差异化需求分析**

不同领域在使用ERP时，对上述各项凭证有差异要求。例如：- **制造业侧重于生产工艺卡和BOM清晰度**- **贸易流通强调快速响应式报价和订单履约效率**- **服务型企业更关注项目成本归集和费用报销审批**

下面通过列表进行直观比较：

| 行业类别 | 最常用核心凭证 ||------------------|--------------------------|| 制造业 | 工艺流程卡片，领退料，完工报告 || 批发零售 | 销售出入库，调拨，对账通知 || 项目工程 | 项目立项书，阶段验收报告 || 服务咨询 | 服务合同备案，费用报销 |

以制造业为例，一张完整的“完工入库凭证”需链接原材料批次，用于后续品质追溯，是质量体系合规的重要组成部分。

## **四、简道云ERP平台如何自定义配置各类型电子凭证模板？**

以简道云ERP为例（[访问地址](https://s.fanruan.com/2r29p) ），“自定义表结构”功能允许用户根据自身行业特点灵活调整字段内容，实现如下能力：

1. 拖拽式编辑界面，可新增/隐藏字段，如条码录入、自定义审批链。2. 支持字段间公式运算，例如自动计算累计金额。3. 可设置多级审核流程，实现分权限操作。4. 表间可建立引用关系，如从“销售订单”自动带出“客户档案”关键信息。

这种灵活性大大降低了IT开发门槛，让非技术人员也能高效搭建适配自身业务逻辑的信息化模型。例如某公司将原先纸质版“请购计划”和“物资请领审批”全部迁移至线上模板，并实现移动端填报极大提升效率。

## **五、高效应用ERP电子凭证对企业运营管控价值分析**

规范且数字化的各项电子凭证有如下显著优势：

- 全程可追溯，提高透明度防范风险；- 实现自动校验与预警，如超预算报警；- 有利于跨部门协作，各环节联动共享最新信息；- 支持后续审计合规检查，并作为法律依据长期归档；- 为BI分析等深度决策提供大量高质量原始数据源；

例如，在一家医药流通公司中，通过引入标准化出入库凭证模板后，仓储盘点误差率下降80%，极大提升了库存周转速度。

## **六、高频问题答疑——如何选择适合自身企业场景的电子凭证模板？**

建议结合以下几个维度综合考量：1. 明确本行业最关键的数据采集节点是什么；2. 梳理每个节点需要哪些必填项，以及是否涉及多级复核；3. 是否存在跨部门、多角色协作以及移动端操作需求；4. 优先选用成熟平台如简道云提供的大量行业模板样板，再按需微调二次开发；

此外，要考虑后期能否便捷导出统计报表，以支撑运营分析和绩效考核。

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### 总结&行动建议

综上所述，erp系统内涵盖诸如【采购申请/订单】，【销售报价/合同】，【仓储出入库】，【财务结算】等多种标准及自定义电子凭证，这些都是高效经营不可缺少的数据载体。合理配置并持续优化这些表格，是提升公司数字治理水平的重要抓手。建议优先选用像简道云这样支持灵活配置、自带丰富模版且易于扩展的平台解决方案，以快速落地并满足不断变化的新场景新需求。想进一步体验我们的实际应用案例，可以免费领取我们公司内部正在使用且已优化过的erp通用模版，用于直接上线或二开试用：[https://s.fanruan.com/2r29p](https://s.fanruan.com/2r29p)

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